Ce sunt foile de parcurs — Tot ce trebuie să știi
Foaia de parcurs este unul dintre cele mai importante documente contabile pentru firmele care folosesc vehicule. Fără ea, riști să pierzi deducerea integrală a combustibilului și să ai probleme la controlul ANAF. Acest ghid îți explică tot: ce este, de ce e obligatorie, ce trebuie să conțină și cum o generezi corect.
Ce este foaia de parcurs
Foaia de parcurs este un document contabil justificativ care înregistrează deplasările unui vehicul aparținând sau utilizat de o firmă. Documentează pentru fiecare zi: de unde a plecat vehiculul, unde a ajuns, câți kilometri a parcurs și în ce scop.
În esență, foaia de parcurs este dovada că vehiculul firmei a fost folosit în interes de serviciu — nu în scop personal. Această dovadă este necesară pentru a justifica cheltuielile cu combustibilul, asigurările și amortizarea vehiculului în fața autorităților fiscale.
💡 Definiție simplă: Foaia de parcurs = jurnalul de bord al vehiculului firmei, ținut zilnic, care justifică toate cheltuielile auto din punct de vedere fiscal.
Este foaia de parcurs obligatorie?
Da, este obligatorie pentru toate firmele care înregistrează cheltuieli cu vehicule în contabilitate.
Baza legală: Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, art. 25, alin. (3), lit. l), coroborat cu H.G. nr. 1/2016 — Normele Metodologice de aplicare. Conform acestor acte normative, cheltuielile cu combustibilul sunt deductibile integral numai dacă sunt justificate prin foaia de parcurs.
⚠️ Atenție: Fără foaie de parcurs, ANAF poate refuza deducerea a 50% din cheltuielile cu combustibilul. La o flotă cu cheltuieli de 5.000 RON/lună, asta înseamnă 2.500 RON/lună tratați ca cheltuieli nedeductibile.
Cine este obligat să țină foaie de parcurs
- Toate societățile comerciale (SRL, SA, PFA, ÎI) care au vehicule în patrimoniu sau în leasing
- Firmele care folosesc vehicule închiriate sau puse la dispoziție de asociați
- Orice entitate care deduce cheltuieli cu combustibilul sau amortizarea vehiculelor
Excepție: vehiculele folosite exclusiv pentru transport marfă sau persoane (transport în comun, taxi) nu necesită foaie de parcurs dacă au alte documente de justificare.
Ce trebuie să conțină foaia de parcurs
O foaie de parcurs validă din punct de vedere fiscal trebuie să includă obligatoriu toate elementele de mai jos:
| Categorie | Informații obligatorii |
|---|---|
| Date firmă | Denumire, CUI, adresă sediu, nr. registru comerț |
| Date vehicul | Nr. înmatriculare, marcă, model, tip combustibil |
| Date șofer | Nume complet, CNP, seria și nr. permis conducere |
| Date deplasare | Data, loc plecare, destinație |
| Kilometraj | Km la plecare, km la sosire, km parcurși pe cursă |
| Combustibil | Consum normat, consum real, sold combustibil |
| Semnătură | Semnătura șoferului și ștampila firmei (opțional digital) |
✅ eParcurs completează automat toate aceste câmpuri pe baza datelor configurate o singură dată. Nu mai completezi nimic manual — aplicația generează foaia conformă în 30 de secunde.
Deducerea combustibilului — cum funcționează
Deducerea cheltuielilor cu combustibilul este unul dintre principalele avantaje fiscale pentru firmele cu vehicule. Iată cum funcționează în practică:
Deducere 100% — cu foaie de parcurs
Dacă vehiculul este folosit exclusiv în scopul activității firmei și ai foi de parcurs corecte pentru fiecare zi de utilizare, poți deduce 100% din:
- Cheltuielile cu combustibilul
- Asigurările (RCA, CASCO)
- Reparațiile și revizia
- Amortizarea vehiculului
- Taxe de drum, parcări, rovinieta
Deducere 50% — fără foaie de parcurs
Fără foaie de parcurs sau cu foi incomplete, Codul Fiscal limitează deducerea la 50% din toate cheltuielile cu vehiculul — indiferent cât de mult e folosit în scop de afaceri.
💡 Exemplu concret: O firmă cheltuie 1.500 RON/lună pe combustibil pentru un vehicul. Cu foaie de parcurs → deduce 1.500 RON. Fără foaie de parcurs → deduce doar 750 RON. Diferența anuală: 9.000 RON tratați ca cheltuieli nedeductibile, impozitați suplimentar.
Foaia de parcurs la controlul ANAF
La un control fiscal, inspectorii ANAF verifică foile de parcurs pentru a valida deducerea cheltuielilor cu vehiculele. Iată ce verifică în mod concret:
- Existența foii de parcurs pentru fiecare zi în care vehiculul a circulat
- Corelarea dintre km înregistrați în foaie și bonurile de combustibil
- Dacă datele firmei, vehiculului și șoferului sunt complete și corecte
- Dacă traseele sunt realiste (distanțe corelate cu destinațiile indicate)
- Dacă consumul de combustibil respectă norma declarată a vehiculului
- Continuitatea înregistrărilor — km finali dintr-o zi = km inițiali din ziua următoare
⚠️ Cea mai frecventă eroare: Discontinuitatea kilometrajului. Dacă km finali din foaie nu corespund cu km de la bordaj, ANAF poate considera toată foaia invalidă. eParcurs previne automat aceste erori prin urmărirea continuă a kilometrajului.
Foaia de parcurs digitală vs. pe hârtie
Legislația română permite utilizarea foilor de parcurs în format electronic, cu condiția că documentele pot fi tipărite sau exportate în format PDF și că conțin toate informațiile obligatorii.
Avantajele foii de parcurs digitale
- Timp economisit: generare automată în 30 de secunde vs. 30-60 minute manual
- Zero erori: calculele sunt automate, kilometrajul e verificat continuu
- Arhivă permanentă: acces la toate foile generate, oricând, de pe orice dispozitiv
- Export instant: PDF gata de prezentat la ANAF sau trimis contabilului
- Scalabilitate: funcționează la fel pentru 1 vehicul sau 50
Cum generezi foi de parcurs cu eParcurs
eParcurs este un program online de foi de parcurs care automatizează complet procesul de evidență auto. Iată cum funcționează pas cu pas:
- Configurezi datele firmei — o singură dată, precompletate automat din baza ANAF pe baza CUI-ului
- Adaugi vehiculele — număr înmatriculare, normă consum, dată RCA/ITP/Rovinieta
- Asociezi șoferii — nume, CNP, permis — fiecare vehicul poate avea mai mulți șoferi
- Înregistrezi kilometrajul — manual, prin poză la bord (OCR automat) sau Multi-Stop
- Generezi foaia — selectezi vehiculul, luna, apeși un buton → foaia completă în 30 de secunde
- Exportezi sau trimiți — PDF direct, email sau WhatsApp către contabil
Încearcă eParcurs gratuit 14 zile
Configurezi în 10 minute. Prima foaie de parcurs, gata în 30 de secunde. Fără card, fără instalare.
▶ Creează prima foaie de parcursÎntrebări frecvente
Foaia de parcurs trebuie completată zilnic?
Da, pentru fiecare zi în care vehiculul circulă trebuie să existe o înregistrare. Zilele de repaus (weekend, sărbători) pot fi înregistrate ca staționare. eParcurs adaugă automat zilele de staționare în foaia lunară.
Poate un angajat să completeze foaia de parcurs de pe telefon?
Da. eParcurs funcționează direct din browser, pe orice telefon. Șoferii pot înregistra kilometrajul folosind funcția de poză rapidă — fac o fotografie la bordul mașinii și aplicația citește km-ul automat prin OCR.
Cât timp trebuie păstrate foile de parcurs?
Conform legislației fiscale române, documentele contabile justificative trebuie păstrate minimum 5 ani de la data emiterii. eParcurs păstrează automat toate foile generate în arhivă digitală, accesibilă oricând.
Foaia de parcurs electronică este acceptată la control ANAF?
Da. Foile de parcurs generate de eParcurs pot fi exportate în format PDF și prezentate la orice control fiscal. Formatul respectă toate cerințele legale și conține toate informațiile obligatorii.
Ce se întâmplă dacă nu am foaie de parcurs și vin la control?
ANAF poate refuza deducerea cheltuielilor cu vehiculul (combustibil, asigurări, amortizare) pentru toată perioada neacoperită de foi de parcurs. Poate aplica și amenzi contravenționale pentru nerespectarea obligațiilor contabile.
Concluzie
Foaia de parcurs nu este o birocrație opțională — este un document obligatoriu care îți protejează firma la control fiscal și îți permite să deduci integral cheltuielile cu vehiculele. Completată corect și complet, poate genera economii semnificative la impozit.
Cu un program de foi de parcurs online precum eParcurs, tot procesul devine automat: configurezi o singură dată, generezi lunar în 30 de secunde, exportezi PDF gata pentru ANAF.
→ Întoarce-te la eParcurs.ro și încearcă gratuit 14 zile.